一、真实性难保障

电子文件从起草、定稿、修改都是在计算机上完成的，因而具有便于修改和复制的特性，且不像纸质文件白纸黑字，修改后一目了然。对原稿内容进行随意的增写、删除和修改等操作，使文档底稿的内容发生不断的改变，这样就失去了电子文档保存的意义。

      二、安全性存在隐患

电子文档对运行系统的软硬件设备、网络技术等方面有着很强的依赖性，稍不留意就会出现电子文档被窜改、丢失和损毁等现象。安全性是企业电子文档管理面临的一大难题。

      三、开放性不好把控

涉及到企业内部信息的文件不宜对外公开、但合同文件又需要共享给客户，可见文档的参与者需视文档而异，这对文件的开放范围和共享权限设置有着很高的要求。

      四、统一管理比较混乱

一般来说，企业都会配置一台服务器用于存放企业的规章制度，而办公中产生的文档都存在于每个员工的电脑中或者是通过邮件往来进行共享。这样，员工离职、邮件删除就意味着文件的永久消失，无法达到统一管理的效果。

      使用文档管理软件进行规范管理

杭州信息电子文档管理系统HG VDM，提供基于存储基础上的文档管理服务，有效实现文档的强制集中、自动备份、版本管理、资源共享、多终端同步等诸多功能，具有存储容量大、高速、稳定、易用、易管、安全、便捷等特点。

      拥有者：对文件或文件夹拥有各种权限，包括权限控制、版本管理、日志审计等。

      编辑者：如浏览、只读、重命名、查看、修改、删除、复制、下载等操作。

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